Sistem Penjualan Online (HOTEL BUDI)

TUGAS UAS TAKE HOME

SISTEM PENJUALAN HOTEL ONLINE VIA TRAVELOKA

Dosen : M. Budiantara, S.E, M.Si, Ak, CA

 

Disusun oleh:

                                                     Endah Fitriyaningsih                                                                                                                                             13061175

Fakultas Ekonomi

Prodi Akuntansi

Universitas Mercu Buana Yogyakarta

2015

PROSEDUR PENJUALAN ONLINE HOTEL BUDI

VIA TRAVELOKA

A.       Fungsi-Fungsi yang terkait

Dalam prosedur penjualan online, ada beberapa fungsi yang terkait yaitu:

1.      Fungsi Direktur Sales & Marketing

Dalam sistem ini, fungsi direktur sales & marketing berfungsi dalam negosiasi kerjasama dengan pihak traveloka.

2.      Fungsi Sales

Fungsi ini bertanggung jawab atas kebenaran data yang diunggah traveloka dalam web nya. Fungsi sales selalu memperbaharui data yang ada di data storge traveloka.

3.      Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk merekap data penjualan room via traveloka, membuat surat penagihan, mengisi jurnal, mengisi buku besar, serta membuat laporan penjualan room sesuai dengan kebijakan perusahaan.

4.      Fungsi Front Office

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengentry data bookingan dari pihak traveloka.

5.      Fungsi Direktur Keuangan & Akuntansi

Direktur Keuangan & aKuntansi  menerima laporan penjualan room dari bagian akuntansi.

B.        Dokumen-dokumen yang digunakan

1.      Surat Perjanjian Kerjasama

Surat Perjanjian Kerjasama ini digunakan untuk mengikat kontrak kerjasama dalam penjualan room yang dilakukan oleh pihak Traveloka. Surat Perjanjian Kerjasama dibuat rangkap 2 untuk dipegang masing-masing pihak (Pihak Hotel Budi dan Pihak Traveloka) dan memiliki kekuatan hukum yang sama.

Berikut form Surat Perjanjian Kerjasama, yaitu:

 

 

2.      Bill hotel

Bill hotel dibuat rangkap 3:

a.      Lembar 1,2 diberikan kepada bagian Akuntansi

b.      Lembar 3 diarsip

Berikut formulirnya:

Invoice Guest Name                   :                                                                                                     Conf No      :                                                                                                     Room #      : Name of  Travel Agent      : Address                                   :                                                 Dep Time   :                                                                                                                                Guest /Chld: Billing Instruction :                                                                               Invoice No :   Date             Description                               Quantity              Amount               Total   22/03/2011     Room Charges                                                1                    2000.00                   2000.00                                                                                                                        Total Charges :                                                                                                                        Total Payments:                                                                                                                                                                     Balance              :                                                                                                                                                                                          Front Office                                                                                                       Accounting                                                                                                                        PLEASE DEPOSIT YOUR ROOM KEY CARD.

Hotel Name Address Line 2 , Pincode  600014 T +99-99-99999, F +99-999-9999 E: admin@setupmyhotel.com, W: www.setupmyhotel.com

3.      Surat Penagihan

Surat Penagihan dibuat oleh bagian akuntansi dengan 2 rangkap,:

a.      Lembar 1 diberikan ke pihak Traveloka

b.      Lembar 2 diarsip

Berikut Form Surat Penagihan, yaitu:

SURAT PENAGIHAN Berikut kami informasikan mengenai piutang Saudara kepada Hotel Budi: Date Nama Tamu Qty Amount Mohon Pembayaran Ditransfer ke Nomor Rekening 00088970989 BNI YOGYAKARTA a.n HOTEL BUDI. Atas Perhatian dan Kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.    Accounting                                       Direktur Keuangan & Akuntansi Hotel Name Address Line 2 , Pincode  600014 T +99-99-99999, F +99-999-9999 E: admin@setupmyhotel.com, W: www.setupmyhotel.com

C.        Catatan Akuntansi yang digunakan

1.      Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal ini dibuat untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Adapun formulirnya seperti berikut:

HOTEL BUDI ================================================================ JURNAL PENERIMAAN KAS Tgl No. Bukti Keterangan Ref DEBET KREDIT Kas Pot. Penj Piutang Dagang Bagian Akuntansi,                                        Direktur Keuangan & Akuntansi,

2.      Jurnal Penjualan

Jurnal Penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan room. Adapun formulirnya seperti dibawah ini:

HOTEL BUDI ================================================================ JURNAL PENJUALAN Tgl No. Bukti Keterangan Ref DEBET KREDIT Piutang Dagang Kas Penjualan Bagian Akuntansi,                                               Direktur Keuangan & Akuntansi

3.      Buku Besar

Buku Besar digunakan untuk memposting transaksi yang ada di Jurnal Penerimaan Kas. Adapun formulirnya seperti berikut:

HOTEL BUDI BUKU BESAR Nama Barang : Kode Barang  : Tgl No Bukti Keterangan Ref Debet Kredit             Bagian Akuntansi,                                           Direktu Keuangan & Akuntansi

4.      Laporan Penjualan Room

Laporan ini berisi rekapitulasi atas penjualan room Hotel Budi. Adapun formulirnya seperti berikut:

HOTEL BUDI ===================================================================== LAPORAN PENJUALAN ROOM Tgl No Bukti Nama Pelanggan Jumlah                                                                            Total      Bagian Akuntansi,                                   Direktur Keuangan &Akuntansi

D.       Prosedur Penjualan Room secara online via Traveloka

1.      Prosedur saat persetujuan perjanjian kerjasama

a.      Direktur Sales or Marketing

·         Melakukan negosiasi dengan pihak Traveloka

·         Menerima Surat Perjanjian Kerjasama dari pihak Traveloka

·         Mengarsip Surat Perjanjian Kerjasama

·         Membuat memo ditujukan ke bagian sales yang berisi perintah membuat data room

b.      Bagian Sales

·                   Menerima memo dari Direktur Sales or Marketing

·                   Entry data room

c.       Traveloka

·                   Mengirim Surat Perjanjian Kerjasama ke Direktur Sales or Marketing

·                   Menerima data room

·                   Mempromosikan room Hotel Budi

  

2.      Prosedur saat transaksi penjualan

a.      Pembeli

1.                  Pembeli mulai seaching pada web traveloka

2.    Jika jadi booking room langkah selanjutnya mengisi data pribadi seperti yang telah tertera pada web, jika tidak jadi booking room maka alur berhenti sampai disini.

3.    Menunggu konfirmasi bookingan dari web traveloka

4.        Memilih metode pembayaran

5.    Melakukan bayar dengan kartu kredit

6.    Menerima kiriman rincian voucher hotel dari pihak traveloka

b.         Traveloka

1.      Memberikan konfirmasi kepada pembeli via web

2.      Mengecek pendebetan transaksi pembayaran dari pembeli

3.      Mengirim ringkasan voucher hotel via sms

4.      Mengirim voucher hotel ke Bagian Front Office Hotel Budi

c.       Bagian Front Office Hotel Budi

1.    Menerima voucher hotel dari pihak Traveloka

2.    Membuat bill atas bookingan room

3.    Memberikan bill ke bagian Akuntansi

4.    Mengentry data bookingan room pada data komputer

d.      Bagian Sales

1.    Memperbaharui data room

e.         Bagian Akuntansi

1.    Menerima bill dari bagian Front Office

2.    Mencatat transaksi penjualan kredit Traveloka ke Jurnal Penjualan

3.    Memposting ke buku besar

4.    Membuat rekapitulasi booking room traveloka

3.      Pada saat pembayaran dari pihak traveloka ke pihak Hotel Budi

a.      Bagian Akuntansi

1.    Membuat surat penagiahan rangkap 2,

a.      Lembar 1 dikirim ke Traveloka

b.      Lembar 2 diarsip

2.    Mengirim Surat Penagihan beserta bill lembar 1

3.    Mengecek pembayaran dari Traveloka

4.    Mengisi Jurnal Penerimaan Kas

5.    Mengisi Buku Besar

6.    Membuat Laporan Penjualan Room

B.      Traveloka

1.    Menerima Surat Tagihan dari bagian akuntansi

2.    Membayar tagihan via Kartu Kredit

c.         Direktur Keuangan & Akuntansi

1.    Menandatangani surat penagihan

2.    Menerima Laporan Penjualan room dari bagian Akuntansi